Transmisja sesji rady miasta na żywo w internecie, projekty uchwał w wersji elektronicznej a nie papierowej, głosowania za pomocą aplikacji – to część możliwości systemu dedykowanemu radzie miasta, który być może zostanie wprowadzony w Płocku. Czy radę miasta obejmie informatyzacja?
Co do tego, że aula w płockim ratuszu wraz z systemem do głosowania wymaga remontu nikt nie ma wątpliwości. Pamiętamy jak w sierpniu zeszłego roku w dniu sesji rady miasta nie działały mikrofony ani system do głosowania. Wówczas wszyscy radni, którzy chcieli zabrać głos podchodzili do mównicy, a głosowania odbywały się bez użycia przycisków, czyli rajcy podnosili ręce, a sekretarz rady Tomasz Maliszewski liczył. Już wtedy z ust sekretarza miasta padły słowa o konieczności remontu. Biuro prasowe, w odpowiedzi dla Radia Płock, podało wówczas, że wszelkie wysiłki ratowania sytuacji mogą mieć tylko charakter doraźny i przestają być opłacalne, a w niektórych przypadkach usterek po prostu nie da się już usunąć z powodu braku komponentów do tak starej aparatury. Oddzielną grupę problemów stanowi dedykowane oprogramowanie do obsługi głosowań i wizualizacji wyników. Po kilkunastu latach urządzenia eksploatowane w auli doczekały się kilku generacji swoich następców, o wiele bardziej zaawansowanych i spełniających współczesne standardy techniczne dla takiego obiektu, jak aula.
Temat remontu auli, a dokładnie zainstalowania nowego systemu, nie tylko do głosowania, ale w ogóle do całkowitego zarządzania pracą rady, powrócił podczas posiedzenia połączonych komisji rady miasta. A to za sprawą prezentacji, jaką przygotowała firma MW Concept z Lubonia.
– Chcemy zmienić system, ponieważ ten obecnie używany wymaga ciągłych napraw. Każdy dzień, kiedy prowadzona jest sesja rady miasta powoduje stres, ponieważ nie wiadomo czy będzie można przeprowadzić głosowanie – mówił przed prezentacją sekretarz miasta Krzysztof Krakowski. – Chciałbym tu jeszcze zaznaczyć, że problemy z obecnym systemem nie są niczyją winą. Ten sprzęt ma już po prostu swoje lata. Chcielibyśmy więc, przygotowując się do zadania jakim będzie remont auli, opracować również zmiany techniczne – dodawał.
Następnie Marek Marciniak ze wspomnianej firmy MW Concept zaprezentował na czym polega system eSesja, z którego jak mówił korzysta ponad 100 samorządów w Polsce. Najogólniej mówiąc jest to system adresowany do rad gmin, miast czy powiatów, który umożliwia kompleksowe zarządzanie pracami rady za pomocą urządzenia takiego jak komputer, laptop czy tablet, posiadającego dostęp do internetu. System umożliwia obsługę głosowań, a także udzielanie głosu na posiedzeniach rady. Krótko mówiąc, po wdrożeniu tego systemu, radni przy jego użyciu nie tylko głosują, ale także zgłaszają się do dyskusji, a przewodniczący głosu udziela. System obejmuje bowiem między innymi moduł przewodniczącego, który prowadzi obrady. Za pomocą tego modułu przewodniczący zarządza głosowanie, sprawdza kworum czy udziela głosu. Ponadto każdy radny ma swój moduł, przy użyciu którego pracuje na sesji.
Coś dla mieszkańców
Z systemu można korzystać również między sesjami. Jest tu bowiem miejsce na projekty uchwał, plany prac komisji rady miasta czy na interpelacje. Dodatkowo dane z tego systemu mogą być eksportowane do Biuletynu Informacji Publicznej.
System eSesja posiada jeszcze dodatkowe funkcje, które zapewne zainteresują śledzących prace rady miasta płocczan. System bowiem automatycznie generuje portal dla mieszkańca. Zainteresowani, poprzez ten system, mają dostęp do materiałów, a także do głosowań. Dziś jest tak, że radni otrzymują materiały, nad którymi pracują podczas komisji, w formie papierowej. Mieszkaniec nie ma więc do tych materiałów łatwego dostępu. Projekty uchwał publikowane na stronie internetowej są na tydzień przed sesją rady miasta, podczas gdy posiedzenia komisji zaczynają się jeszcze kilka dni wcześniej. Ponadto nie wszystkie tematy poruszane na komisjach są przedmiotem sesji rady. Poza tym system umożliwia nagrywanie posiedzeń, a następnie publikowanie ich na portalu przeznaczonym dla mieszkańca. Wówczas płocczanie mogliby dokładnie odsłuchać wypowiedzi radnych ze swoich okręgów.
Tych, którzy chcieliby słuchać obrad, a praca nie pozwala im w tym czasie być w auli ratusza, zapewne ucieszyłaby możliwość dźwiękowej transmisji na żywo.
Koszt systemu – za wcześnie by podać liczby, ale…
System eSesja jest modułowy. Samorząd sam decyduje z jakich funkcjonalności chce korzystać. W związku z tym sekretarz miasta Krzysztof Krakowski poprosił płockich rajców o wypełnienie ankiety, w której zaznaczą jakie są ich potrzeby dotyczące nowego systemu. Miasto będzie musiało również zdecydować, niezależnie od tego czy przyjmie ofertę firmy z Lubonia czy postanowi zakupić inny system do prowadzenia sesji, czy nabędzie również tablety dla radnych. Tego typu system, jak pisaliśmy wyżej, wymaga bowiem urządzenia z dostępem do internetu. Już nie wystarczą same przyciski do głosowania, ale cała aplikacja, którą radny może uruchomić na tablecie, komputerze czy nawet telefonie komórkowym, gdzie mamy jeden z systemów: Windows XP+, Android czy iOS. Czy wszyscy radni mają swoje własne urządzenia mobilne? Czy będzie trzeba taki sprzęt zakupić? Jak mówił Marek Marciniak podczas prezentacji, większość samorządów wraz z eSesją, decyduje się na zakup tabletów dla radnych. Jak będzie w Płocku, to się dopiero okaże.
Koszt takiego systemu zależy nie tylko od tego czy miasto zakupi urządzenia mobilne, ale także od rodzaju oraz ilości wybranych modułów. Dyskusja na ten temat dopiero więc przed radnymi. Dlatego na ten moment ratusz nie określa kosztu tego systemu. Tym bardziej, że remont auli obejmie nie tylko wymianę systemu do głosowania, ale także inne prace jak chociażby malowanie czy wymianę głośników. Obecnie trwa szacowanie kosztów.
Sprawdziliśmy jednak ile zaprezentowany radnym system eSesja kosztował inne samorządy. Dla przykładu, w Strzegomiu, gdzie w skład rady gminy wchodzi 21 radnych, system eSesja, wraz z zakupem tabletów, kosztował 30 tys. zł. W Jarocinie na ten system oraz sprzęt dla 21 radnych wydano ok. 51 tys. zł. Natomiast w gminie Pszczyna, gdzie obraduje 23 radnych nowy system wraz z zakupem tabletów kosztował prawie 62 tys. zł.